Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher / Controller

Polzia — Owais Gharaibeh
[Straße und Hausnummer]
[PLZ] Berlin, Deutschland
E-Mail: privacy@polzia.com

2. Welche Daten wir erheben / Data We Collect

2.1 Account-Daten

Bei der Registrierung erheben wir: E-Mail-Adresse, vollständiger Name, Unternehmen, Branche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

2.2 Nutzungsdaten

Wir erfassen: aufgerufene Seiten, Feedbackentscheidungen (Inbox Zero), erstellte Aktionen, generierte Dokumente, Zeitstempel. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Produktverbesserung).

2.3 Technische Daten

IP-Adresse (anonymisiert), Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL. Diese Daten werden für den sicheren Betrieb der Plattform benötigt.

3. Datenverarbeitung und Drittanbieter / Data Processing

Wir setzen zur Erbringung unseres Dienstes sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein. Diese verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung und im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Dabei kommen folgende Kategorien von Dienstleistern zum Einsatz:

• Cloud-Infrastruktur und Datenbank-Hosting (Standort: EU)
• Authentifizierung und Benutzerverwaltung (Standort: EU)
• KI-gestützte Textanalyse und Dokumentgenerierung (Standort: EU)
• E-Mail-Versand für Benachrichtigungen und Berichte
• Automatisierung von Datenverarbeitungs-Workflows (Standort: EU)

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Alle primären Daten werden in EU-Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Eine vollständige Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter kann auf Anfrage unter privacy@polzia.com angefordert werden.

4. Cookies

Polzia verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Sitzungsverwaltung. Wir verwenden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern. Eine gesonderte Cookie-Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TTDSG).

5. Ihre Rechte / Your Rights

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15) — Welche Daten wir über Sie speichern
• Berichtigung (Art. 16) — Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17) — Recht auf Vergessenwerden
• Einschränkung (Art. 18) — Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21) — Widerspruch gegen die Verarbeitung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: privacy@polzia.com

6. Speicherdauer / Data Retention

Account-Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Kündigung innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. steuerrechtlich: 10 Jahre gemäß § 147 AO).

Nutzungsdaten werden nach 24 Monaten anonymisiert. Generierte Berichte und Dokumente bleiben zugänglich, solange das Konto aktiv ist.

7. Datensicherheit / Security

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und verschlüsselt gespeichert (AES-256). Der Zugriff auf Produktionssysteme ist durch Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen finden statt.

8. Beschwerderecht / Right to Complain

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

9. Änderungen / Changes

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.